Open Space bei der DTO

OpenSpace

Von Hummeln, Schmetterlingen und zwei Füßen

Vier Räume, drei Zeitslots, bunte Klebezettel und eine Handvoll interessanter Ideen. Mehr benötigen wir nicht für dieses inhaltlich offene Konferenzformat, welches seit 2018 einmal im Monat bei uns stattfindet. Zum sogenannten Open Space sind alle Kollegen eingeladen und die Teilnahme ist freiwillig.

Bei der Eröffnungsrunde erläutern die “Themenowner” kurz, was sie vorstellen oder besprechen möchten. Vorlauffristen gibt es keine, jeder kann spontan Themen einbringen. Die Themenmöglichkeiten sind sehr vielfältig: Wissen teilen, kreative Ideen finden, gemeinsam nach Lösungen suchen, Dinge einbringen, die man verändern will, Prozesse hinterfragen, Entscheidungen treffen und vieles mehr. All das kann Bestandteil der einzelnen Arbeitssessions sein.

 

OpenSpace Regeln
OpenSpace Session
OpenSpace Themenvorstellung

Die Themenvorschläge werden als bunte Klebezettel vom jeweiligen Themenowner in einem der 50-minütigen Raum- und Zeitslots platziert.

Nun erfolgt die Abstimmung mit zwei Füßen. Jeder geht in die Session, die ihn am meisten interessiert. Manche bleiben in den Sessions, um sich detaillierter mit einem Thema zu beschäftigen – die sogenannten Schmetterlinge –andere zieht es nach kurzem Besuch weiter in eine andere Session – das sind die Hummeln. 

Nach Ablauf der Zeit endet in der Regel auch die Session. Wenn jedoch gerade produktiv diskutiert wird, kann die Gruppe natürlich weitermachen. Der Raum wird einfach freigegeben und die Session an einem anderen Ort fortgesetzt.

Am Ende des Open Spaces findet bei uns ein Abschluss-Plenum statt, in dem die Themenowner kurz eine Zusammenfassung der Ergebnisse aus ihrer Session vortragen. Diese werden für alle zugänglich auch nochmal auf unserer gemeinsamen Kollaborations-Plattform festgehalten.

Ein großer Mehrwert des Open Spaces besteht für uns vor allem darin, dass jeder, der Interesse hat, sich an einem Thema beteiligen und dies mitgestalten kann. Dies sorgt für eine hohe Transparenz und wir schließen niemanden aus. Durch die Erfahrungen und Sichtweisen von Kolleginnen und Kollegen aus anderen Teams und Fachbereichen kommen wir mittels Schwarmintelligenz auf Lösungsideen, an die wir vorher vielleicht gar nicht gedacht hätten.

Außerdem sparen wir uns Meetingschleifen, die entstehen würden, wenn wir ein Thema zuerst im Team teilen und dann erst in andere Teams tragen.

Für unsere Weiterentwicklung als Organisation ist es wichtig, dass wir uns ab und zu diese kurze Zeit nehmen, mal einen Schritt vom Schreibtisch wegzugehen und unsere Gedanken zu teilen. Daraus entstehen wertvolle Ansätze, die uns weiter bringen.

Annika

Scrum Master, kümmert sich um die teaminterne und teamübergreifende Zusammenarbeit sowie die agilen Arbeitsprozesse in der DTO

Open Space Session
OpenSpace Session

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